Nous sommes au début d’une crise inédite dont nous ne connaissons pas la durée et pour laquelle nous n’avons pas idée de l’ampleur et de la nature exacte de ses conséquences. Le confinement et le télétravail généralisé sont une réalité pour beaucoup d’entre nous.

C’est d’autant plus critique dans une période pendant laquelle 120% de notre énergie et de nos efforts sont concentrés sur la gestion de l’urgence liée à la crise.

Les clés pour surmonter cette situation, plus encore aujourd’hui qu’hier, reposent sur notre capacité à nous concentrer individuellement et collectivement sur les bonnes priorités et à nous adapter… C’est-à-dire sur notre aptitude à gérer efficacement notre agenda.

Sortir progressivement de l’urgence

Le contexte de travail est caractérisé par une distance subie entre les collaborateurs et pour qui les frontières physiques entre le domicile et le lieu de travail ont disparu. Ainsi il nous est apparu important de rappeler 3 principes clés à s’appliquer :

Sortir progressivement de l’urgence pour rééquilibrer son agenda en fonction des 3 cycles ou horizons de décisions :

• 1er horizon le tourbillon du quotidien : il s’agit de l’horizon le plus évident, mais aussi le plus dangereux s’il phagocyte l’ensemble de notre agenda. Ce sont les réflexions et décisions permettant de gérer la crise (clients, ressources humaines, trésoreries, opérations et logistique, fournisseurs).
• 2ème horizon, lié à notre adaptation et la gestion tactique de notre entreprise : Il s’agit des réflexions et décisions qui nous permettent de préparer, d’anticiper la sortie de crise, d’identifier les opportunités qui nous permettront de rebondir. C’est le temps que nous nous donnons pour établir les scénarios de sortie de crise, que nous passons à renforcer nos liens avec nos clients et au sein de nos équipes.
• 3ème horizon, lié à notre adaptation et la gestion tactique de notre entreprise :  Il s’agit des réflexions et décisions qui nous permettent de préparer, d’anticiper la sortie de crise, d’identifier les opportunités qui nous permettront de rebondir. C’est le temps que nous nous donnons pour établir les scénarios de sortie de crise, que nous passons à renforcer nos liens avec nos clients et au sein de nos équipes.

Rééquilibrer son agenda en 3 points

1. Définir une répartition du temps dédié aux 3 horizons de décision en commençant par le temps dédié à la réflexion stratégique puis celui de la gestion tactique et l’adaptation, pour enfin définir le temps dédié au tourbillon du quotidien.
2. Définir le temps alloué par plages horaires.
3. Visualiser cette répartition par l’application de codes couleurs associés aux horizons, dans la planification et dans la réalité !

Instaurer ou restaurer les rituels de fonctionnement et d'efficacité

Le télétravail, la distance et la situation de crise sont autant d’éléments qui peuvent remettre en question les rituels de l’équipe.. Ces rituels ont vocation :

• A renforcer la sécurité psychologique et le sentiment d’appartenance à un groupe,
• A tisser et entretenir les liens entre les individus,
• A normer et coder le fonctionnement collectif.

Cette période nous oblige à nous poser la question de créer ou faire évoluer ces rituels.

• Rituels de changement de séquence de travail.
• Rituels quotidiens avec l’équipe de direction.
• Rituels quotidiens avec les salariés.
• Rituels hebdomadaires.

Les 3 règles de l’équilibre de vie dans un environnement bouleversé

Les frontières entre l’environnement professionnel et personnel ont disparu. Il est impératif de rapidement mettre en place des techniques et rituels qui nous permettrons de conserver le meilleur équilibre.

Règle 1 : Respecter son biorythme et considérer celui de ses collaborateurs dans l’organisation de la journée : définir les plages horaires des réunions importantes, de pause et de vie familiale en début, en cours et en fin de journée, celles dédiées au sport et/ou à l’introspection et aussi au temps sans écran

Règle 2 : Être à 100% : Abolir toutes les sources de distraction.

Règle 3 : Délimiter l’espace et le temps

En conclusion de ces 3 points, nous sommes convaincus qu’il est nécessaire de se remémorer ces principes simples dont le succès repose majoritairement sur le niveau de discipline avec lequel nous les appliquerons.

Nous sommes bien entendu, ainsi que chacun des Partners VISCONTI, à votre disposition pour vous accompagner au quotidien dans leur mise en œuvre dans vos entreprises ! N'hésitez pas à prendre contact avec VISCONTI Partners pour obtenir un accompagnement sur-mesure dans l'application de ces principes.